План постоянных затрат. Практика планирования

План постоянных затрат — это последний операционный план, содержание которого зависит от деятельности компании. Постоянные затраты – это затраты, которые не зависят от объема выпускаемой продукции (аренда, работа интернета, коммунальные услуги и т. д.)

В программе можно достаточно корректно и быстро планировать затраты в форме постоянных затрат. Для быстрого заполнения ряда, рекомендуется использовать специально созданный инструмент, который позволяет автоматически заполнить ряд с учетом настроек прогнозного тренда.

Планирование постоянных (фиксированных) затрат при подготовке бизнес-плана. Алгоритм планирования

Планирование постоянных (фиксированных) затрат рекомендуется начинать после того, как завершено планирование других операционных планов. Также, на этом этапе, рекомендуется проводить предварительные расчёты всех операционных планов, до того, как вы начнете формировать финансовую часть бизнес-плана, прежде всего для оптимизации операционных планов и выявления возможных ошибок.

✎ Для подготовки плана (справочника плана), нужно детально продумать содержание таблицы. Оно должно отражать аналитическую структуру затрат, в зависимости от целей планирования (например, по регионам, отделам, подразделениям, функциональным группам и т. д.)

С точки зрения технологии планирование, план постоянных затрат является наиболее простым, так как здесь планируется только стоимость. Для его подготовки нет необходимости использовать какие-то сложные инструменты планирования. Тем не менее, в программе есть специальные инструменты, которые позволяют моментально заполнять ряды, используя тенденции изменения стоимости в будущих периодах.

Когда пишется простое ТЗ (техническое задание), в нем указывается лишь неизменяемая стоимость затрат – административных, коммерческих и т. д. И понятно, ТЗ не отражает реальных затрат – динамики изменения стоимости затрат. Однако, при подготовки бизнес-планов необходимо учитывать динамику изменения стоимости, во-первых – для приближения расчетов к максимальной достоверности, во-вторых – для оценки потенциальных рисков, для моделирования многовариантных сценариев, что, собственно, и отличает бизнес-план от ТЗ.

При заполнении рядов с помощью специальных инструментов применяются два метода: в первом случае ряды заполняются с использованием коэффициентов сезонности (в редких случаях), во втором случае – «скачкообразно», то есть при дискретных колебаниях ряда затрат (в большинстве случаях). Проще говоря, стоимость почти всех постоянных затрат меняется не так часто, например, коммунальные платежи корректируются раз, два раза в год, зарплаты индексируются примерно раз в год и т. д. Специальные инструменты позволяют моментально строить любые дискретные ряды и при этом контролировать качество планирования.

Важно! После окончания планирования таблицы постоянных затрат, стоимость всех затрат должна быть разнесена по продуктам, без этого невозможно выполнить анализ безубыточности, маржинальный и прочий анализ – по продуктам. Разделение затрат на постоянные и переменные используется в системе директ-костинг, и для разделения затрат в программе (Budget-Plan Express) применяется ABC-метод – метод разнесения косвенных (постоянных) издержек, связанных с конкретными продуктами.

Войдите в форму планирование затрат. Во вкладке «планирования затрат» вы увидите поля, в которых нужно указать стоимость – на начало и конец каждого года. Здесь можно использовать сезонные колебания. Вы видите опции «считать тренд от начального значения» и «считать тренд между начальным и конечным значением». В первом случае начальное значение будет интерполировать по тренду сезонности, во втором случае начальные и конечные значения остаются неизменными (см. далее подробный пример в этом разделе).

Также можно установить флаг «сезонные значение для дискретных трендов». Стоит пояснить назначение этой функции. Как правило, постоянные издержки (в отличие, например, от оптовых цен) меняется достаточно редко например – один-два раза в год может изменяться стоимость аренды или коммунальных услуг и т. д. Эти изменения называются дискретными (не циклическими).

Планирование арендной платы. Например, стоимость аренды будет изменяться ежегодно, два раза в год, например, в 5-м и 12-м месяце на 5%.

1. Установите опцию «считать тренд от начального значения».

2. Установите флажок «сезонные значение для дискретных трендов».

3. Установите стоимость арендной платы на начало первого года, например 20 000 рублей в месяц.

4. Теперь остаётся указать сезонные изменения – увеличение стоимости на 5% в 5-м и 12-м месяце.

5. Тянем (передвигаем) бегунок в 5-м месяце до значения 5%. Для установки точных значений можно использовать стрелки (перед этим активизируйте бегунок мышкой).

6. И также передвигаем бегунок в 12-м месяце – до значения 10% (то есть ещё 5%).

7. Нажимаем кнопку «считать», нажимаем OK, и ряд моментально заполняется данными.

Вот так просто можно заполнить ряд стоимости. На заполнение ряда мы потратили не более минуты. Подробные примеры вы можете посмотреть дальше в этом разделе.

8. И наконец, после того как полностью сформирован план постоянных затрат, нужно сделать следующее: зайти в форму редактирования затрат (первая строка в таблице), выбрать вкладку разнесение издержек, и в списке, поочередно, выбрать продукты, и разнести издержки между продуктами (в процентах).

Внизу вы увидите контрольный итоговые процент, который должен быть 100%. Также вы можете ускорить процесс редактирования для аналогичных затрат. Для этого нажмите кнопку «копировать» и ваши настройки будут скопированы (обратите внимание) для последующих затрат.

Распределение стоимости издержек между продуктами позволит, в дальнейшем, выполнять анализ безубыточности по продуктам. Смотрите разделы «Методы учета затрат при расчете себестоимости» и «Анализ себестоимости и прибыли, анализ безубыточности».

После окончания редактирования плана, выполните расчет. Расчет выполняется из главного меню: Данные → Рассчитать → План постоянных затрат. Тоже самое – F9. В результате этого расчёта, план постоянных затрат будет включен в итоговый расчет бизнес-плана.

Содержание таблицы должно быть выверенным и отражать основную структуру постоянных издержек. Данные таблицы, как правило, структурируются по тем или иным сегментам, в зависимости от целей планирования. В планировании, такое упорядочение данных называется «сегментация данных». Например, данные могут отражать сегменты регионов, отделов (подразделений) или функциональных групп затрат. Все пользовательские таблицы, включая «План постоянных затрат», ограничены количеством записей. Максимальное количество записей – «30». При необходимости, можно использовать агрегированные данные.

Следующие рисунки, на примере расходов на рекламу (строка 21), демонстрируют – как можно избежать излишней детализации данных:

В данном примере, план расходов на рекламу (строка 21) отражает содержание итоговой строки, приведенной в таблице ниже.

Пример таблицы – декомпозиция плана расходов на рекламу:

Для вызова формы редактирования «постоянных затрат», кликните (один клик) левой кнопкой мыши по активной ссылке (как показано на рисунке), тоже самое – F2.

В плане «постоянных затрат» данные можно редактировать непосредственно в таблице, в отличие от других операционных, где данные рассчитываются. Также, для быстрого заполнения ряда, рекомендуется использовать специально созданный инструмент, который позволяет автоматически заполнить ряд с учетом настроек прогнозного тренда.

Пример планирования затрат с учетом прогнозного тренда:

Используйте инструменты интерфейса для настройки параметров расчета. После установки настроек нажмите кнопку «Считать» – и ряд будет заполнен в соответствии с параметрами настроек. Смотрите также раздел «прогнозные тренды».

1. Значения по умолчанию. Значение всех слайдеров (периодов) приравниваются к нулю.


2. Считать тренд от начального значения. Начальное значение является исходным для расчета тренда. Последующие значения тренда рассчитываются, как начальное помноженное на коэффициент сезонности, без учета коэффициента сезонности в первом периоде:

Значение тренда_i = C₁ + C₁ × (A_i - A₁)

Где:

А_i - значения сезонности в i-м периоде;
С₁ - значения на начало периода.

1. Считать тренд между начальным и конечным значениями. Промежуточные значения тренда рассчитываются, как значения обыкновенной средней скользящей помноженное на коэффициент сезонности:

Значение тренда_i = С'_i × А_i

Где:

А_i - значения сезонности в i-м периоде;
С'_i - значения средней скользящей i-м периоде;

Подробнее о средних скользящих читайте в разделе скользящие средние и корректировки рядов в Budget-Plan Express.


1. Сезонные значения для дискретных трендов. Если колебания сезонности нециклические, установите флажок "Сезонные значения для дискретных трендов". В этом случае, при изменении сезонности (например, в 6-м месяце), последующие сезонности (7-12 месяцы) примут это же значения.






В приведенном примере, в 6-м месяце установлено значение 5%. Обратите внимание - это же значение (5%) установилось в последующих периодах (7-12 месяцы), так как установлен флажок "Сезонные значения для дискретных трендов".


2. Период начала расчета. Период, начиная с которого, заполняется тренд.

Как правило, прогноз постоянных затрат не является циклическим трендом, т. е. изменение цен происходит скачкообразно и цены сохраняются в течение некоторого периода времени. В качестве примера можно привести цены на коммунальные услуги, которые, как правило, устанавливаются на начала и середину года.

Рекомендуется, до начала планирования, написать таблицу – техническое задание (ТЗ), в которой отражалась бы структура постоянных затрат, соответствующая целям анализа для вашего бизнес-плана.

Пример. Рабочая таблица (ТЗ) для планирования постоянных затрат.

Предположим сценарий бизнес-плана. Небольшой цех для производства сыра. Компания использует упрощенную систему налогообложения (6% от дохода). Так как начало производства запланировано на начало 2018 года, заработная плата будет расти постепенно, первый год – каждые 6 месяцев, в дальнейшем – с начала каждого года. Стоимость аренды – 70 000 на начало года, в 6 и 10 месяце – увеличение на 5%. Штатный сотрудник по сбыту приступит к работе с начала 2-го года проекта. Собственной должности бухгалтера не предусмотрено, предполагается аутсорсинг.

Вот как в этом случае могла бы выглядеть ваша таблица:

Данные из этой таблицы удобно использовать как для планирования (в программе), так и вставить в текст бизнес-плана, при описании, например, штатного расписания.

Пример таблицы – доли (проценты) продуктов в операционной прибыли и в прямых затратах.

Для распределения постоянных затрат по продуктам (на стоимость продуктов) используются проценты. Если вы применяете ABC-метод (Activity Based Costing) – метод разнесения косвенных (постоянных) издержек, просто используйте эти проценты в форме редактирования постоянных затрат (вкладка «разнесение издержек»). Вы можете также, для разнесения затрат на продукты, использовать проценты, рассчитанные из операционной прибыли или из соотношения прямых затрат.

И, после редактирования, постоянные затраты будут включены в стоимость продуктов – в соответствие с указанными долями (процентами).

☛ В дальнейшем эти настройки (распределение затрат) будут использоваться при расчете отчетов по продуктам и при выполнении анализа безубыточности (Break-Even Analysis).

1. шаг. Установим опцию "Считать тренд от начального значения";
2. шаг. Установим флажок "Сезонные значения для дискретных трендов" (если флажок не установлен);
3. шаг. Установим в 6-м месяце значение 5%, в 10-м месяце – значение 10% (т. е. +5%). Обратите внимание, при редактировании 6 и 10 месяца, установились следующие значения сезонности: {0; 0; 0; 0; 0; 5; 5; 5; 5; 10; 10; 10}, так как установлен флажок "Сезонные значения для дискретных трендов";


4. шаг. Введите соответствующее значение в поле на начало «1 года»: 70 000 (840 000 / 12 = 70 000). Обратите внимание, значения на конец года и 2, 3 годы установилось автоматически.


Если установить опцию "Считать тренд между начальным и конечным значениями" (вместо опции "Считать тренд от начального значения"), тогда значение в каждое поле устанавливается пользователем.

Пример готовых настроек для заполнения ряда (1-4 шаги) показан на рисунке:





5. шаг. Нажмите кнопку "Считать".

График результата расчета «затраты по аренде офисного помещения» (36 месяцев):

Процедура импорта вызывается из главного меню: "Главное меню → Данные → Импорт данных" - далее следуйте инструкции. 

Метод разнесения издержек включает принципы методологии ABC/ABM (Activity Based Costing / Activity Based Management), уточняющие оценки издержек при отнесении их непосредственно на процессы или продукт. Здесь (в Budget-Plan Express), речь идет главным образом об издержках (прямых и переменных), которые напрямую не включены в состав себестоимости продуктов. Процентные обоснованные оценки в данной методологии являются драйверами ресурсов.

Разнесение издержек по продуктам – по шагам:

1. шаг. Активизация формы – вкладка "Разнесение издержек";
2. шаг. Выбрать из списка нужные продуты и указать процент затрат по этому продукту – в поле, или с помощью «бегунка». Для удобства ввода данных можно использовать «специальный режим», как показано на рисунке (установить/снять флажок).

Форма «разнесение издержек по продуктам»:

Выберите лицензию Budget-Plan Express и оплатите в личном кабинете – в рублях или другой валютой

1. Если вы удалили часть данных по ошибке или выполнили действие, наносящее ущерб данным, нужно выйти из программы без сохранения: "Главное меню → Файл проекта → Выход без сохранения".


2. Если вы завершаете работу с программой, сохраните изменения: "Главное меню → Файл проекта → Сохранить" (или Ctrl+S). Или используйте выход из программы с сохранением.


3. Периодически выполняйте резервное копирование данных: "Главное меню → Файл проекта → Сохранение и резервирование" или Ctrl+Shift+S. Файл проекта сохраниться в папке «backup», имя проекта будет отображать дату и время сохранения. Для восстановления файла, просто скопируйте его в системную папку («BPlanExpress»).


4. Если у вас несколько проектов (или вариантов расчета) создайте файл-шаблон, и, начиная новый проект, открывайте файл-шаблон, в котором сохранены ваши настройки или предварительные расчеты проекта, выберите пункт меню: "Главное меню → Файл проекта → Создать новый проект". Это позволит сократить время разработки проектов.
☛ Заметьте, новый проект создается в системной папке («BPlanExpress»), которая открывается по умолчанию.


5. Выполнить итоговый расчет: "Главное меню → Данные → Рассчитать". Тоже самое – F9.


6. Очистить таблицу (обнулить значения): "Главное меню → Данные → Очистить таблицу".


7. Удалить таблицу (удалить все данные и параметры настроек таблицы): "Главное меню → Данные → Удалить таблицу".


8. Очистить строку (обнулить значения): "Контекстное меню (правая кнопка мыши) → Очистить строку."


9. Транслит: "Главное меню → Настройки → Транслит текста таблиц". Выберите язык перевода.


10. Экспорт: "Главное меню → Отчеты → Экспорт в Excel". Там же – экспорт в Word.


11. Финансовый и инвестиционный анализ. Настройки параметров показателей эффективности проекта: "Главное меню → Настройки → Инвестиционный анализ".


12. Быстрый график: "Контекстное меню (правая кнопка мыши) → График строки." Перед вызовом, установите курсор в любом месте строки с нужными данными. Смотрите также раздел «Подготовка отчетов и бизнес-планов. Графики».