План закупок и нормативных затрат. Практика планирования

Вы можете назвать этот план, в составе бизнес-плана, в с учетом специфике вашего проекта – «план закупок материалов и комплектующих», «план прямых затрат», «план переменных затрат» и т. д., но сути это не меняет – это план прямых затрат.

Напомним, для изменения названий планов, используйте функцию «транслит». Итак, в этом плане 4 вкладки: таблица планирования закупок, расход (норматив), график закупок и учет запасов. Здесь, все нормативные затраты, во вкладке «расход (норматив)», привязаны к продукту или к нескольким продуктам, формируя часть себестоимости.

Нормативные затраты могут быть привязаны к простым продуктам или к сложным продуктам – продуктам-комплектам, для которых, например, потребуется закупка нескольких материалов и, возможно, сборка (дополнительные производственные затраты). Но в любом случае, для простого или сложного продукта (комплекта) существует норматив затрат – расход на единицу продукта.

Первое. В нормативных затратах указывается расход на единицу продукта и не указывается количество. Количество рассчитывается, в зависимости от расхода, по сложной формуле, в которой учитываются запасы готовой продукции и нормативных материалов, графики закупок, средневзвешенные цены и т. д. Проще говоря, алгоритм расчета нормативных затрат напрямую связан с планом продаж. То есть в программе мы укажем норматив и запланируем цены, а все остальное программа рассчитает сама, с учетом вышесказанного.

Второе. Иногда, для производства некоторых продуктов используется нестандартный расход – в миллиграммах, миллилитрах и т. д., например, в химической промышленности... То есть используется несколько знаков после запятой. В программе (в настройках) можно указать до 4 знаков после запятой – для использования в расчетах.

И однако же, для корректного отображения данных в бизнес-планах, рекомендуется подбирать оптимальные масштабы для нормативов – метры переводить в километры, граммы – в килограммы, килограммы – в тонны и т. д. То есть, если можно не усложнять план дополнительной разрядностью в расчетах, нужно это сделать. Например, если для производства сыра необходимо 9 литров молока, значит нужно указать расход – 9 литров на 1 килограмм. Но если в плане продаж сыр указан в тоннах, значит литры тоже нужно перевести в тонны и т. д.

Третье. В плане «закупок и нормативных затрат» могут быть как материальные, так и нематериальные затраты (услуги). Разница в том, что для нематериальных затрат (услуг) не указывается график закупок и запас готовой продукции, соответственно – не рассчитывается средневзвешенная цена или ФИФО, в зависимости от настроек.

В некоторых случаях, для услуг указывается норматив, равный 1. Также норматив, равный 1, указывается в случае перепродажи, когда вы покупаете тот же продукт, который продаете, например, в проектах оптовой торговли.

Итак, разберем пошаговый алгоритм планирования закупок и нормативных затрат.

Для настройки значений сезонности используется Специальный инструмент - слайдер (бегунок). Допустимые значения при планировании цен – от «-100» до «+100». Слайдеры или «бегунки» редактируют значения сезонности (ежемесячные значения в процентах) в течение годового цикла (12 месяцев).

Значения слайдера можно установить мышью или клавишами стрелок (предварительно, активизируйте слайдер, щелкнув по нему мышью, затем наведите на слайдер курсор мыши так, чтобы появилась «всплывающая» подсказка, как показано на рисунке).

1. Установить значения по умолчанию.

   Все периоды сезонности принимают значение «0».

   ☛ Заметьте, цены считываются как отклонения от заданной величины, то есть, от тренда сезонности.

   
   
2. Загрузить тренд из настроек других продуктов.
   
   При нажатии кнопки, предлагается список затрат – выберите нужное из списка. При этом загружается соответствующий тренд сезонности.
   
   
   
3. Сохранить значения.
   
   При нажатии кнопки, сохраняются текущие настройки сезонности, несохраненные настройки сезонности будут потеряны при выходе их формы.
   
   
   
4. Коррелирующий тренд.
   
   При нажатии кнопки, предлагается список трендов, влияющих на ценообразование, для корректировки ряда цены, после чего значения ряда цены будут скорректированы. Метод корректировки рядов цен, с учетом внешних, влияющих на цены, факторов смотрите в следующих пунктах этого раздела.

В общем случае планирование закупок включает:

1. Планирование цены. Вкладка "Таблица планирования закупок".
2. Установка расхода (норматива) на единицу продукта. Вкладка "Расход (норматив)".
3. Настройка "графика закупок". Вкладка "График закупок" (только, если тип затрат "материальный").
4. Планирование страхового запаса. Вкладка "Учет запасов материалов" (только, если тип затрат "материальный").

Перейдите на страницу «Планирование закупок», и вызовите форму редактирования
«План закупок и нормативных затрат» (один клик левой кнопкой мыши, тоже самое – F2):

Используйте функцию «продолжить тренд», если цена у поставщиков меняется не так часто, например, раз в полгода. Это самый простой и быстрый способ заполнения ряда цены с помощью тренда.

1. шаг. Введите число в ту (редактируемую) ячейку, с которой начинается планирование.
2. шаг. Нажмите правую кнопку мыши (над ячейкой), и выберите "продолжить тренд". В результате выполнения функции, ряд будет заполнен до конца.

Результат выполнения функции «Продолжить тренд»:







3. шаг. Выберите следующий период, когда необходимо установить новую цену. Выполняйте шаг 1,2 – начиная с любого последующего периода...

Используйте функцию «интерполяция ряда по тренду», если у вас уже есть заполненный ряд, и нужно интерполировать значения этого ряда по тренду сезонности.

☛ Заметьте, функция вызывается, когда ряд уже существует, при нажатии кнопки «Считать».

1. шаг. Введите данные, используя функцию "продолжить тренд".
2. шаг. При необходимости, установите период начала расчета.
3. шаг. Нажмите кнопку "Считать" и выберите "интерполяция ряда по тренду". В результате выполнения ряд будет заполнен до конца, с учетом коэффициентов сезонности.


Действия шагов 1-3 выполняются отдельно – для планирования либо цены, либо количества.


Пример.

Установим для некоторого материала цену «100», начиная с первого месяца проекта,
как показано на рисунке:




Пусть, плановая цена будет повышаться на 7% – в 5-м и 10-м месяце. Установим соответствующие значения (в 5-м и 10-м месяце) в тренде сезонности цены, как показано на рисунке:



Нажмем кнопку "Считать" и выполним пункт 2: "интерполяция ряда по тренду". В результате выполнения, все данные ряда цены, начиная с 5-го и 10-го месяца, будут увеличиваться на 7%.

Данные результата расчета приведены в таблице:

Интерполяция ряда по тренду - годы	Янв	Фев	Март	Апр	Май	Июнь	Июль	Авг	Сен	Окт	Ноя	Дек
1 год. Цена изменяется в 5-м и 10-м месяце	100	100	100	100	107	107	107	107	107	114	114	114
2 год. Цена изменяется в 5-м и 10-м месяце	114	114	114	114	122	122	122	122	122	130	130	130
3 год. Цена изменяется в 5-м и 10-м месяце	130	130	130	130	139	139	139	139	139	148	148	148



При использовании "интерполяции ряда по тренду", новые значения (цены) исчисляются относительно прежних значений, с учетом коэффициентов сезонности.

Используйте функцию планирования продаж «по годовым значениям», если у вас определены следующие параметры для цен: сезонность колебаний цен и цены на начало года.

☛ Заметьте, функция так же вызывается при нажатии кнопки «Считать», когда уже отредактированы значения сезонностей и введены годовые значения.

1. шаг. Введите значение цены на начало года, соответственно, для 1,2, и 3 года.
2. шаг. Настройте коэффициенты сезонных колебаний цены (от -100% до 100%).


3. шаг. Нажмите кнопку "Считать" и выберите "по годовым значениям".

Цена_n = Цена₁ × Коэффициент_n,

где:

Цена_n - цена в n-м периоде.
Цена₁ - цена на начало года.
Коэффициент_n - (процент сезонности)/100 в n-м периоде.

Расход (норматив)

Чтобы установить расход материала на единицу продукта, нужно выбрать из списка продукт и указать расход. Расход может быть указан для одного или нескольких продуктов. Для учета расхода материала (для поля "расход") можно установить разрядность в общих настройках: количество знаков после запятой от «0» до «4».

Из главного меню можно вызвать функцию экспорта отчета в Excel: «Расход материала на единицу продукта»: "Отчеты → Экспорт в Excel → Детализированные отчеты → «Расчет расхода»":


Масштабирование. В практике, необходимость применения долей (знаков после запятой) встречается крайне редко и, как правило, если речь идет о специфическом производстве. В других случаях использовать дополнительную разрядность не рекомендуется, и в большинстве случаях достаточно простого масштабирования единиц измерения. Например, граммы можно перевести в миллиграммы (уменьшить масштаб), килограммы – в тонны (увеличить масштаб) и т. д.



График закупок

При необходимости можно настроить график закупок материалов и комплектующих, как показано на рисунке. В расчетах закупок учитывается реальная потребность с учетом страховых запасов готовой продукции и материалов. В приведенном примере закупки по данному материалу будут производиться раз в квартал:

Для планирования запаса, нужно перейти на вкладку "Учет запасов материалов" и указать среднемесячный процент страхового запаса в поле "Предельный уровень страхов. запаса, % в месяц". После выполнения итогового расчета, в таблице "Остатки материалов и комплектующих на начало периода" будет отображаться страховой запас.

1. Цена, средневзвешенная (цена без НДС).
2. Расчет остатков.
3. Расчет расхода.
4. Стоимость расхода.

Потребность_[i] = Продажи_[i] + (Запасы на конец периода_[i+1] - Запасы на начало периода_[i]) - Остатки прошедшего периода_[0]

Где i - период.

1 шаг. Расчет плана продаж;
2 шаг. Расчет запасов на конец и начало периодов;
3 шаг. Расчет потребности производства (или закупок товара);
4 шаг. Расчет с учетом остатков прошедшего периода.

Запасы_[i] = Потребность_[i] + (Запасы на конец периода_[i+1] - Запасы на начало периода_[i]) - Остатки прошедшего периода_[0]

Где i - период.

1 шаг. Расчет плана закупок (из заданной потребности и расхода на единицу продукта);
2 шаг. Расчет запасов на конец и начало периодов;
3 шаг. Расчет запасов;
4 шаг. Расчет с учетом остатков прошедшего периода;
5 шаг. Расчет с учетом графика закупки.

Для повышения точности расчетов, при расчете количества запасов, программа, всякий раз выполняя новый расчет, сама определяет метод округления и максимальное количество знаков после запятой.

Для достижения набольшей точности, и чтобы свести к минимуму относительные погрешности, используется максимально возможное количество знаков после запятой (32 знака). Однако, в некоторых случаях, даже при большой разрядности не удается избежать незначительных погрешностей, например, при распределении ресурсов в плане производства по дням. Максимальная относительная погрешность, зафиксированная в тестовых расчетах, составила 1/10 000 000 (одну десятимиллионную) или 1 рубль на 10 миллионов рублей. Для устранения этой (возможной) погрешности, после расчета некоторых таблиц, программа проверки сама определит методы корректировки конечных периодов или максимальных значений, в зависимости от содержания таблицы.

После выполнения итогового расчета строки «затрат» в форме редактирования: "Кнопка «Считать» → Итоговый расчет", выводится контрольное сообщение:

Запасы не включены в «Отчете о прибылях и убытков», но при расчете себестоимости учитывается стоимость запасов, которые будут реализованы в будущих периодах. Суммарная разница, учтенной в себестоимости и в итоговой стоимости материальных затрат, в финансовых отчетах, определяется как разница материальных затрат и фактических закупок – рассчитанная одним из методов учета. Для переходящего запаса, который будет отражен в строке баланса "Запасы", и для расчета себестоимости должна быть найдена средневзвешенная цена или ФИФО (в зависимости от выбранного метода учета).

Заметим, метод ЛИФО (LIFO, Last In, First Out – «последним пришёл — первым ушёл») запрещен и удален из МСФО. Для расчета средневзвешенной цены выполняется пошаговый циклический алгоритм, когда средневзвешенная цена, рассчитанная в каждом i-м периоде, переходит в последующий период, где вновь рассчитывается по формуле:

СВЦ _[i] = (Количество запаса на начало периода _[i-1] * СВцена _[i-1] + Количество закупок _[i] * цена _[i]) / (Количество _[i-1] + Количество _[i])

Где СВЦ – средневзвешенная цена i-м периоде.

При расчете количества запасов, использовались два расчета запасов: готовой продукции и материальных запасов (материалов и комплектующих).

В себестоимость материальных затрат не включен НДС, который рассчитывается при определении цены закупок в "плане закупок" (при условии, если в справочнике указан НДС).

Заметим, стоимость материальных запасов должна отражать полную стоимость материальных затрат – включая перевозку, хранение, стоимость упаковки и другие издержки, формирующие себестоимость материальных затрат, если они безусловно включаются в себестоимость затрат. В любом случае, при планировании совокупных прямых затрат нужно учитывать ряд следующих факторов:

1. Если затраты не будут включены в себестоимость материальных затрат, их необходимо отражать в других строках.
2. Целесообразность создания «сложного» (комплексного) материального ресурса – из нескольких материалов и затрат, должна быть оправдана.
3. Совокупные затраты должны содержать одинаковый НДС (или не иметь НДС).
4. В случае нерегулярных поставок, графики закупок должны быть соотнесены.

Выберите лицензию Budget-Plan Express и оплатите в личном кабинете – в рублях или другой валютой