Не пора ли все поменять в работе финансовой службы

Одна из главных задач финансовой службы — обеспечить непрерывный денежный поток. Если кассовые разрывы часты, это признак неэффективной работы подразделения.

Плановый кассовый разрыв. Для сезонного бизнеса кассовые разрывы не редкость, вопрос в том, как с ними справляетесь. Посмотрите, как и насколько эффективно финансисты восполняют дефицит денежных средств. Хороший признак, если финансовая служба обходится без заемного капитала. Например, договаривается с поставщиками и подрядчиками о переносе сроков оплаты.

Нежелательный, но возможный способ закрыть кассовый разрыв — кредиты и займы. Проверьте процентную ставку и сравните ее с предложениями на рынке. Если ставка выше рыночной более чем на 5 процентов, это говорит о неэффективной работе службы.

Негативный сигнал, если о кассовом разрыве было заранее известно, а сотрудники не смогли его вовремя нивелировать.

В компании должен быть актуальный годовой бюджет с детализацией по основным статьям доходов и расходов в разрезе по кварталам и месяцам. Анализируйте исполнение бюджета не реже раза в месяц. Если такой информации нет — это признак неэффективной службы.

Чтобы определить, насколько качественно планово-экономический отдел планирует бюджет, проведите план-факт анализ его исполнения. Обратите внимание на размер отклонений факта от плана. Если какая-либо статья отклонилась более чем на 20–25 процентов — это признак неэффективной работы финансистов.

Проведите интервью с руководителем планово-экономического отдела. Убедитесь, что его сотрудники используют правильные источники информации, чтобы составить план. А также что допущения в бюджетной модели соответствуют регламенту.

Руководство компании принимает управленческое решение на основании информации из финансовой отчетности. Финансовая служба эффективна, если представляет нужные документы оперативно и при этом данные в них достоверны.

Чтобы завести финансовую информацию в учетную систему, нужно время на ее обработку, классификацию и предварительный анализ. Иногда приходится ждать от контрагентов бухгалтерскую документацию, чтобы подтвердить затраты или доходы компании. Чтобы оперативно закрыть период, финансисты собирают отчет, в том числе и неподтвержденные данные, на эту сумму они делают допущения исходя из статистики предыдущих периодов.

Проверьте, насколько качественно сотрудники службы закрывают период и как они работают с финансовой информацией. Для этого изучите статьи отчетности. Если среди них присутствуют «Прочие расходы», в которых фигурируют значительные суммы, или «Накладные расходы» без детализации, из чего они состоят, — это признак неэффективной работы службы.

Чтобы предупредить ошибки в отчетности, создайте и утвердите регламент закрытия отчетного периода в управленческом учете. Назначьте ответственных сотрудников, кто будет предоставлять информацию.

Если в отчетности присутствуют статьи «Прочие расходы», определите их максимальный размер в процентном выражении по отношению ко всем расходам. Например, не более 5 процентов от всех затрат в месяц.

После того как финансовая служба сформировала отчетность, она должна проанализировать фактические показатели, написать пояснительные записки, в которых объяснить отклонения факта от плана и предложить мероприятия, которые минимизируют отклонения в будущем.

Оцените качество план-факт анализа исполнения бюджета. Если сотрудники не прокомментировали статьи с отклонениями или комментарии есть, но состоят из общих фраз, например, «прибыль меньше плановой из-за увеличения расходов…», это признаки некомпетентности работников планово-экономического отдела.

Чтобы повысить качество план-факт анализа, обязуйте экономистов по каждому значительному отклонению фактического показателя от планового собирать письменные или устные комментарии от руководителей соответствующего центра финансовой ответственности. Так вы обеспечите диалог между финансовой службой и основными подразделениями компании и избежите того, что экономисты сами придумают причины отклонений.

Разовые и небольшие по суммам пени — нормальная ситуация в работе компании. Например, перечислили налог в бюджет с опозданием на день или в предыдущем периоде подали налоговую декларацию с неточностями.

Согласитесь, иногда обстановка с платежами складывается так, что компании дешевле заплатить пени за пару дней просрочки по налогам. Особенно если есть риск потерять в разы больше на том, что вовремя не погасили обязательства перед главными поставщиками сырья или не перечислили проценты банку. Например, штрафные санкции по налоговым платежам составляют 1/300 ставки рефинансирования в день от суммы просрочки, а штрафы по отдельным коммерческим или кредитным договорам могут достигать пяти процентов в день от суммы задолженности.

Если в вашей компании постоянно возникают пени или штрафы после выездных или камеральных налоговых проверок в размере трех и более процентов от годового оборота фирмы — будьте уверены, это признак неэффективной работы бухгалтеров.

Обратите внимание на то, как бухгалтерия ведет налоговый учет и взаимодействует с ФНС. Возможно, в учете хозяйственных операций присутствует системная ошибка, которая повторяется каждый отчетный период.

Чтобы избежать возможных штрафов от налоговиков, введите в компании процедуру аудита документов и контроля нововведений в налоговом учете. Подумайте, стоит ли привлечь внешних консультантов или создать собственный отдел внутреннего аудита.